Stelposten, een verborgen kostenpost in veel bouwprojecten
In de bouwwereld lijken offertes en aanneemovereenkomsten helder, maar de praktijk leert anders. Stelposten, ogenschijnlijk bedoeld voor flexibiliteit, ontpoppen zich geregeld als ondoorzichtige budgetverslinders. Waar ze bedoeld zijn om ruimte te bieden voor keuzes die pas later gemaakt worden, worden ze vaak een vangnet voor onzekerheden van de aannemer of een instrument om de initiële aanneemsom kunstmatig laag te houden. Dit resulteert vrijwel standaard in onvoorziene bijbetalingen en discussies die de bouwvreugde snel doen verdwijnen.
Wat zijn stelposten eigenlijk precies?
Een stelpost is een in de bouwbegroting gereserveerd bedrag voor specifieke onderdelen waarvan de exacte kosten op het moment van contractsluiting nog niet bekend zijn. Dit kan betrekking hebben op de aanschaf van bouwstoffen, het verrichten van werkzaamheden of het doen van betalingen aan derden. Het onderscheid met meerwerk is cruciaal: meerwerk betreft extra, niet-overeengekomen werk dat de opdrachtgever aan de aannemer vraagt, terwijl een stelpost een voorlopige inschatting is binnen de oorspronkelijke scope.
De redenen voor het opnemen van stelposten variëren: (1) de opdrachtgever heeft zijn keuze voor bijvoorbeeld sanitair, tegels of een keuken nog niet gemaakt, (2) de aannemer heeft onvoldoende tijd gehad om de precieze prijzen op te vragen, of (3) de aannemer wil prijsrisico's op zich schuiven door de inkoop uit te stellen. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen subjectieve stelposten, waarbij de opdrachtgever veel invloed heeft op de invulling (denk aan een keuken), en objectieve stelposten, waarbij de invulling meer afhankelijk is van het bouwwerk of de locatie (bijvoorbeeld funderingsherstel) en de invloed van de opdrachtgever beperkter is.
De verborgen valkuilen: waarom stelposten escaleren
De praktijk leert dat stelposten vaak een bron zijn van financiële verrassingen en conflicten. Dit komt door een samenspel van technische, financiële en psychologische factoren:
- Technische realiteit en onderspecificatie: Stelposten worden vaak te algemeen omschreven in de offerte. Een aannemer zal bij een vage omschrijving uitgaan van de goedkoopste oplossing om zijn aanbieding competitief te maken. Wanneer de opdrachtgever vervolgens een kwalitatief betere of esthetisch aantrekkelijkere – en duurdere – optie kiest, resulteert dit direct in meerwerk. De 'stelpost' was in feite een minimumprijs die zelden volstaat.
- Financiële realiteit en risicoverschuiving: De hoogte van een stelpost is door de aannemer ingeschat en ligt daarmee in beginsel bij de opdrachtgever. In de meeste gevallen vallen de werkelijke kosten hoger uit dan de stelpost, waardoor de opdrachtgever het verschil moet bijbetalen. Een stelpost is daarmee geen risico voor de aannemer, maar voor de opdrachtgever.
- Belangen en prikkels: Voor aannemers kunnen stelposten een middel zijn om snel een offerte op te stellen zonder diepgaand vooronderzoek, of om de totale aanneemsom initieel lager te laten lijken. Sommige aannemers gebruiken stelposten zelfs om eigen onzekerheden of technische risico's af te dekken, wat strijdig is met het doel van een stelpost. Een rechter oordeelde reeds dat stelposten niet als schaduwdekking voor aannemersrisico’s mogen dienen.
Juridische borging: wat moet er in je contract staan?
Om onverwachte escalaties te voorkomen, is een waterdichte contractuele vastlegging essentieel. Dit omvat diverse aspecten:
- Duidelijke specificatie: De stelpost moet exact vermelden waar deze op betrekking heeft, welke materialen of werkzaamheden eronder vallen, en of bijkomende kosten zoals montage inbegrepen zijn. Hoe specifieker, hoe minder ruimte voor interpretatie en discussie achteraf.
- Verrekening en aannemersvergoeding: De Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV 2012) paragraaf 37 bepaalt dat afwijkingen van stelposten worden verrekend. Belangrijk is het onderscheid tussen bruto en netto stelposten. Bij bruto stelposten (zoals in de UAV 2012) wordt doorgaans 10% aannemersvergoeding geacht inbegrepen te zijn (5% voor betalingen aan derden), terwijl bij netto stelposten de opslagen voor algemene kosten, winst en risico nog apart over het nettobedrag worden berekend. Het contract moet expliciet aangeven welk type stelpost wordt gehanteerd en welk percentage vergoeding van toepassing is.
- Waarschuwingsplicht en wettelijke kaders: De aannemer heeft een waarschuwingsplicht indien hem duidelijk wordt dat een stelpost ontoereikend is. Voor consumenten biedt artikel 7:755 van het Burgerlijk Wetboek bescherming bij aanzienlijke overschrijdingen die meer dan 10% bedragen, mits de aannemer niet tijdig heeft gewaarschuwd en de opdrachtgever niet alsnog akkoord is gegaan.
- Overeengekomen overschrijdingsmarge: Het is verstandig om contractueel een maximale overschrijdingsmarge af te spreken, bijvoorbeeld 10% van de stelpost, waarboven de aannemer de meerkosten niet zonder voorafgaand akkoord mag doorberekenen. Dit biedt beide partijen duidelijkheid en voorkomt discussies.
Financiële borging: grip op de kosten houden
Om financiële verrassingen te minimaliseren en grip op het bouwbudget te behouden, zijn proactieve stappen noodzakelijk:
- Maximaliseer specificatie vooraf: Dring aan op een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van alle posten. Probeer stelposten zoveel mogelijk te vermijden door keuzes voor materialen en afwerking al in de ontwerpfase te maken en vast te leggen. Vraag om concrete offertes in plaats van schattingen.
- Houd rekening met een buffer: Zelfs met de beste afspraken kunnen onvoorziene omstandigheden optreden. Reserveer daarom een financiële buffer, bijvoorbeeld 10 tot 20% van de totale bouwkosten, voor eventuele overschrijdingen van stelposten of onverwacht meerwerk.
- Vraag om alternatieve offertes: Als een aannemer een lage stelpost hanteert die niet realistisch lijkt voor de gewenste kwaliteit, vraag dan om een alternatieve offerte met een realistischer budget voor die post. Dit dwingt de aannemer tot een concretere prijsbepaling of stelt u in staat om elders een completere prijs te krijgen.
- Tijdige besluitvorming: Neem beslissingen over uit te voeren werk en materialen zo vroeg mogelijk in het project. Hoe later de keuzes vallen, hoe groter de kans op prijsstijgingen of beperkte beschikbaarheid, wat direct invloed heeft op de verrekening van de stelpost.
Een recent geval illustreerde de noodzaak van heldere afspraken over stelposten. Bij de verbouwing van een woning werd een algemene 'stelpost installatiewerk' van €8.000 opgenomen. Gedurende het project bleek een duurzame warmtepomp noodzakelijk, waarvan de aanschaf en installatie €18.000 kostten. De aannemer beriep zich op de stelpost en de meerkosten werden aan de opdrachtgever doorbelast. Deze forse overschrijding, veroorzaakt door een initieel te lage en ongespecificeerde stelpost, leidde tot een onvoorziene budgetoverschrijding van €10.000. Met een specifiekere stelpost voor 'levering en montage warmtepomp type X' en een realistischer budget, was dit risico vooraf inzichtelijk geweest en had de opdrachtgever bewuster keuzes kunnen maken.
Stelposten zijn geen vrijblijvende posten; ze zijn een essentieel onderdeel van het contract dat gedetailleerde aandacht verdient. Door misvattingen te ontleden, de technische, financiële en juridische aspecten te doorgronden en proactief te handelen, kunnen opdrachtgevers veelvoorkomende valkuilen vermijden en hun bouwprojecten met meer financiële zekerheid afronden.
